Wie kann mir die Digitalisierung bei der Vertragsverwaltung hel­fen?

Die Suche nach den Verträgen

„Unsere Vertragsunterlagen sind in Papierform über ver­schie­de­nen Abteilungen ver­teilt oder als Datei auf  Mitarbeiter-PCs ge­spei­chert. Oftmals sind Verträge gar nicht auf­find­bar. “

Beinahe je­der ge­schäft­li­chen Tätigkeit Ihres Unternehmens liegt ein Vertrag zu­grunde. Hierzu ge­hö­ren nicht nur die Verträge mit Ihren Kunden oder ver­schie­de­nen Lieferanten. Oftmals gibt es auch zahl­rei­che Verträge über Telefonanschlüsse, Geräteleasing oder Wartung.

Diverse Abteilungen sind in die Vertragsverwaltung in­vol­viert, z.B. Einkauf, Buchhaltung, Rechtsabteilung und Geschäftsleitung.

Die je­wei­li­gen Vertragsunterlagen sind meist dort ab­ge­legt, wo der Vertrag ge­schlos­sen wurde. Dies führt häu­fig dazu, dass es nir­gendwo ei­nen Gesamtüberblick gibt.

Wissen Sie ge­nau, wel­che lau­fen­den Verträge Sie mo­nat­lich zah­len und ob wirk­lich alle noch be­nö­tigt wer­den? Haben Sie ei­nen Überblick über alle Laufzeiten und Konditionen? Häufig wür­den Kosten ein­ge­spart, wenn Sie statt ei­ner au­to­ma­ti­schen Verlängerung ei­nen neuen Vertrag ver­han­deln könn­ten.

Vertragsverwaltung ERHARDT ANALYTIC

Bündeln Sie Ihre Vertragsdo-ku­mente mit al­len Fristen, Konditionen und Kosten an ei­ner Stelle.

Sämtliche Informationen wer­den zen­tral für die je­wei­li­gen Abteilungen und Mitarbeiter mit ei­ner Vertretungs-re­ge­lung zur Verfügung ge­stellt. So er­hal­ten Sie – dank au­to­ma­ti­scher Wiedervorlagen – ei­nen zen­tra­len Überblick über aus­lau­fende und zu ver­län­gernde Verträge.

Sie kön­nen re­gel­mä­ßig die Chance nut­zen, be­stehende Konditionen zu op­ti­mie­ren, bzw. Kosten ein­zu­spa­ren.

Denn mit dem von Ihnen de­fi­nier­ten Arbeitsprozess ver­fol­gen und ver­wal­ten Sie Ihre Vertragsklauseln, ver­ein­barte Bedingungen und ein­ge­gan­gene Verpflichtungen über den de­fi­nier­ten Zeitraum hin­weg. 

Vor al­lem ge­währt Ihnen eine di­gi­tale Vertragsverwaltung Transparenz über sämt­li­che ver­trags­re­le­vante Kosten.

Ihr Nutzen in Kürze:
Das ha­ben Sie von der di­gi­ta­len Vertragsverwaltung

Sparen Sie Vertragskosten und bie­ten Sie zu­gleich Ihren in­ter­nen und ex­ter­nen Kunden eine deut­lich hö­here Servicequalität

  • Optimieren Sie die kom­plette Ersterfassung Ihrer Verträge
  • Schaffen Sie eine ein­heit­li­che Informationsbasis über Ihre Verträge mit Volltextsuche und Filterfunktionen
  • Bauen Sie Workflows mit au­to­ma­ti­sier­ten Erinnerungen und Eskalationen
  • Erstellen und Versenden Sie au­to­ma­ti­siert Reports und Auswertungen
  • Bestimmen Sie auf der Leistungs- und Vergütungsseite, in wel­chen Zyklen Zahlungen fäl­lig wer­den

Verpassen Sie dank au­to­ma­ti­scher Erinnerung an Enddaten keine Fristen mehr. Die volle Transparenz er­laubt Ihnen, Vertragsvorteile zu ma­xi­mie­ren und et­waige Risiken zu mi­ni­mie­ren.

Im Rahmen der di­gi­ta­len Vertragsverwaltung ar­chi­vie­ren Sie alle Vertragsdokumente rechts­kon­form an zen­tra­ler Stelle, auch et­waige Versionierungen, Ergänzungen und Schriftverkehr. Eine spä­tere Verbindung des Vertragsmanagements mit Ihrem Angebotsprozess be­schleu­nigt die Erstellung von recht­lich kor­rek­ten und ge­neh­mig­ten Verträgen.