Wie kann ich die Digitalisierung für das Rechnungsmanagement nut­zen?

Unsere Rechnungsbearbeitung be­schäf­tigt viele.

„Die Verarbeitung ein­ge­hen­der Rechnungen ist bei uns ein zeit­auf­wän­di­ger oft­mals feh­ler­an­fäl­li­ger Prozess. Täglich kämp­fen wir mit Papierbergen und ver­lo­ren ge­gan­ge­nen Rechnungen.“

Unternehmen be­trifft das Thema Rechnungen zwei­fach: Einerseits er­stel­len Sie als Absender Rechnungen in Ihrem Haus und sen­den Sie an ei­nen Empfänger. Andererseits er­hal­ten Sie wö­chent­lich selbst et­li­che Rechnungen.

Die Eingangsrechnungen kom­men oft­mals auf ganz un­ter­schied­li­chen Wegen und Medien ins Haus: Als Papier oder Bild, als Text oder Fax oder auch als PDF-Anhang ei­ner Mail.

Sie müs­sen ggf. zu­erst ko­piert oder ge­scannt wer­den. Danach le­gen Sie Ihre Dokumente ab. Sie prü­fen fach­lich und an an­de­rer Stelle auch bud­get­mä­ßig. Abschließend ge­ben sie Ihre Rechnung frei und bu­chen sie.

So be­schäf­tigt die Bearbeitung von Rechnungen ver­schie­dene Personen und Abteilungen. Sie pro­du­ziert Papierkopien und Ablagezeiten oder stockt gar bei krank­heits­be­ding­ten Ausfällen.

Rechnungsmanagaement ERHARDT ANALYTIC

Integrieren Sie Ihre
Eingangsrechnungen
au­to­ma­tisch in die be­stehende IT-Umgebung.

So er­fas­sen Sie zu­nächst alle ein­ge­hen­den Daten und Informationen, un­ab­hän­gig vom Eingangsmedium. Bei Dokumenten nach Standards wie EDI oder ZUGFeRD und X‑Rechnung wer­den Einzelpositionen di­rekt aus­ge­le­sen. In al­len üb­ri­gen Dokumenten wer­den de­di­zierte Details, wie z.B. die Rechnungsnummer oder die Kopfdaten mit OCR-Texterkennung (durch­such­bar) er­fasst, ge­prüft und ver­ar­bei­tet.

Dabei wer­den Ihre be­stehen­den Systeme (z.B. ERP oder CRM) mit ih­ren Daten und Dokumenten in­te­griert. Dieser Erfassungsschritt leis­tet be­reits die rech­ne­ri­sche Erstprüfung.

Danach er­folgt eine zen­trale, in­de­xierte Ablage in di­gi­ta­len Akten. Elektronische Workflows ent­lang Ihrer Arbeitsschritte lei­ten Ihre Rechnungen an die be­tref­fen­den Mitarbeiter au­to­ma­tisch wei­ter. So er­fol­gen je­weils die sach­li­che und rech­ne­ri­sche Prüfung be­vor die fi­nale Freigabe er­teilt und eine Buchung aus­ge­löst wird. Dabei grei­fen alle Mitarbeiter rol­len­ba­siert auf die­selbe Informationsbasis zu.

Bauen Sie ent­lang Ihrer Organisationsstruktur Freigabezyklen und lei­ten Sie so sämt­li­che Rechnungen ef­fi­zi­ent durch die be­tref­fen­den Abteilungen.

Ihr Nutzen in Kürze:
Das ha­ben Sie vom di­gi­ta­len
Rechnungsmanagement.

Bearbeiten Sie Ihre Rechnungen schnel­ler und re­du­zie­ren gleich­zei­tig Fehlerquellen. Speichern Sie Ihre di­gi­ta­len Akten re­vi­si­ons­si­cher und er­fül­len Sie alle Compliance Anforderungen.

  • Überwachen Sie alle Rechnungen und Skontofristen
  • Sehen Sie den ak­tu­el­len Status und Detailinformationen Ihrer Rechnungen ein
  • Zeigen Sie zeit­kri­ti­sche Rechnungsbelege an und fil­tern Sie ent­spre­chend
  • Halten Sie Fälligkeitstermine dank Frühwarnsystem
  • Erstellen Sie re­gel­mä­ßig sta­tis­ti­sche Auswertungen

Digitales Rechnungsmanagement in­te­griert ohne ma­nu­el­len Aufwand Ihre ein­ge­hen­den Rechnungen in Ihr be­stehen­des Enterprise Resource Planning (ERP)-System. Der von Ihnen de­fi­nierte di­gi­tale Prozess zur Rechnungsbearbeitung lei­tet Ihre Dokumente, bzw. die aus­ge­le­se­nen Daten dann au­to­ma­tisch zu den je­weils zu­stän­di­gen Abteilungen und Bearbeitern.