Unsere Prozess-Workshops

Das Rüstzeug rich­ten: Wie soll­ten un­sere Prozesse mit Blick auf un­sere Kunden idea­ler­weise lau­fen?

Kann ich meine un­ter­neh­mens­wei­ten Prozesse agi­ler und kun­den­ori­en­tier­ter ge­stal­ten? Unsere Prozess-Workshops un­ter­stüt­zen Sie!

Sie ha­ben ein kon­kre­tes Ziel, das Sie mit­hilfe der Digitalisierung er­rei­chen wol­len. Dies könnte z.B. eine Vereinfachung und Zeiteinsparung in Ihrem Rechnungsmanagementprozess sein. Darüber exis­tiert be­reits ein ers­tes ge­mein­sa­mes Verständnis im Unternehmen. Eventuell ha­ben Sie auch schon Teile die­ses Prozesses do­ku­men­tiert. Es gibt je­doch keine Gesamtbeschreibung, auf Basis de­rer Sie ganz sys­te­ma­tisch Ihre ak­tu­el­len Schwachstellen und Ansätze für Optimierung se­hen.

Im Rahmen un­se­rer Prozess-Workshops ma­chen wir die Zusammenarbeit in den be­tei­lig­ten Abteilungen trans­pa­rent. Gemeinsam ar­bei­ten wir mit un­se­rer in­ter­ak­ti­ven Prozessmodellierungsplattform an Ihrer Lösung. Dabei se­hen Sie, wie Ihr Prozess tat­säch­lich aus­sieht. Im ers­ten Schritt er­fasst un­ser Basis-Workshop de­tail­liert Ihre ak­tu­elle Prozess-Situation.

Im Optimierungs-Workshop er­ar­bei­ten wir dort ge­mein­sam Verbesserungsmöglichkeiten, wo es z.B. Medienbrüche, Verzögerungen oder „Umwege“ gibt. Denn diese Abläufe sind ge­mein­same Aufgaben im Sinne Ihrer Kunden, nicht Konfliktpotentiale. Unser Konzeptions-Workshop be­inhal­tet die Erarbeitung ei­nes kon­kre­ten tech­ni­schen Vorgehens. Er un­ter­stützt Sie bei der Auswahl ei­ner Lösung und stellt die Details der Umsetzung auf ein si­che­res Fundament.

In al­len Prozess-Workshops lie­fern Ihre Mitarbeiter mit ih­rem Erfahrungshintergrund die reale Sicht auf die täg­li­chen Prozesse. Damit er­mög­li­chen sie, den zu­künf­ti­gen Lösungsansatz wirk­lich be­darfs­ge­recht zu be­schrei­ben.

Ihr nächs­ter Schritt könnte un­ser Transformations-Workshop sein.

Wählen Sie aus un­se­ren Prozess-Workshops Ihr in­di­vi­du­el­les Paket

Prozess-Workshops Basis-Workshop

Basis-Workshop

Je nach Komplexität Ihrer Prozesse ar­bei­ten wir mit dem von Ihnen aus­ge­wähl­ten Fach- oder ei­nem Teilprozess. Dies könnte z.B. Ihre ge­samte Rechnungsbearbeitung oder nur der Rechnungseingang sein. Der Workshop ist für Sie dann sinn­voll, wenn Sie noch kei­ner­lei oder eine we­nig de­tail­lierte Dokumentation Ihres ak­tu­el­len Prozesses ha­ben.

Sehen Sie ganz kon­kret die Optimierungspotentiale in Ihren ak­tu­el­len Arbeitsabläufen. Diese Visualisierung Ihrer ak­tu­el­len Situation in Einzelschritten ist Grundlage für eine Standardisierung. Der erste Schritt zu ef­fi­zi­en­te­rem Arbeiten.

Ihr Nutzen:
Unser Basis-Workshop

Basis-Workshop

Was müs­sen Sie in­ves­tie­ren?

  • Teilnahme von Wissensträgern mit fach­be­reichs­über­grei­fen­dem Überblick
  • Teilnahme der am Arbeitsprozess be­tei­lig­ten Mitarbeiter
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Informationen und Dokumenten rund um
    den ge­wähl­ten Prozess
  • Projektverantwortlicher (op­tio­nal)

Ihr Ergebnis:
Was ha­ben Sie ab­schlie­ßend in der Hand?

  • Visualisierung Ihres IST-Prozesses
  • Modelldokumentation, d.h. Beschreibung
    Ihrer IST-Prozessschritte
  • Erste Identifikation mög­li­cher Optimierungspotentiale

Dauer: ab 1 Tag

Prozess-Workshops Optimierungs-Workshop

Optimierungs-Workshop

Auf der Grundlage Ihres be­schrie­be­nen IST-Prozesses ent­wi­ckeln wir mög­li­che Verbesserungen zu ak­tu­el­len Schwachstellen. Gibt es viele Medienbrüche, wie z.B. das Ausdrucken und Bearbeiten von di­gi­ta­len Rechnungen? Welche ma­nu­el­len Tätigkeiten wer­den der­zeit aus­ge­führt? Legen Sie all­ge­meine Regeln für ei­nen zu­künf­ti­gen di­gi­ta­li­sier­ten – und da­mit ef­fi­zi­en­te­ren – Prozess fest. Dies ist der erste Schritt für eine er­folg­rei­che Digitalisierung.

Außerdem be­trach­ten wir die Daten und Informationen, die rund um die­sen Arbeitsprozess flie­ßen. Wie wer­den Brüche ver­mie­den? Wie sol­len Informationen zu­künf­tig ver­teilt und auf wel­che Art und Weise do­ku­men­tiert und ab­ge­legt wer­den?

Ihr Nutzen:
Unser Optimierungs-Workshop

Optimierungs-Workshop

Was müs­sen Sie in­ves­tie­ren?

  • Bestehende IST-Dokumentation des zu op­ti­mie­ren­den Prozesses
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Informationen und Dokumenten rund um den iden­ti­fi­zier­ten Prozess
  • Teilnahme von Wissensträgern mit fach­be­reichs­über­grei­fen­dem Überblick
  • Teilnahme der am Arbeitsprozess be­tei­lig­ten Mitarbeiter
  • Projektverantwortlicher

Ihr Ergebnis:
Was ha­ben Sie ab­schlie­ßend in der Hand?

  • Visualisierung des SOLL-Prozesses als Optimierung Ihrer IST-Situation
  • Modelldokumentation, d.h. Beschreibung Ihrer zu­künf­ti­gen SOLL-Prozessschritte
  • Darstellung des not­wen­di­gen Datenmodells für ei­nen über­grei­fen­den Digitalisierungsansatz

Dauer: ab 1 Tag

Prozess-Workshops

Konzeptions-Workshop

Sie ha­ben be­reits ei­nen gu­ten Überblick über Ihren ak­tu­el­len, so­wie auch über die op­ti­mierte Version Ihres Fachprozesses. Damit ge­hen Sie nun Ihren nächs­ten Schritt in die Digitalisierung: Nämlich mit der Frage, wie der ge­wünschte Prozess tech­nisch um­ge­setzt wer­den soll.

Welche Softwarelösung ist für Sie ge­eig­net und sinn­voll? Wie wird ihr Rollen- und Berechtigungskonzept de­fi­niert? Wer soll z.B. beim Rechnungseingang zu­künf­tig sach­lich, wer fi­nan­zi­ell die Rechnungen prü­fen und wer gibt die Budgetanweisung? Darüber hin­aus le­gen wir für die spä­tere Programmierung ge­wünschte Funktionalitäten so­wie Logiken fest.

Ihr Nutzen:
Unser Konzeptions-Workshop

Konzeptions-Workshop

Was müs­sen Sie in­ves­tie­ren?

  • Bestehende SOLL- so­wie IST-Dokumentation Ihres Prozesses
  • Teilnahme von Wissensträgern mit fach­be­reichs­über­grei­fen­dem Überblick so­wie IT-Ansprechpartner
  • Teilnahme der am Arbeitsprozess be­tei­lig­ten Mitarbeiter
  • Projektverantwortlicher

Dauer: ab 1–2 Tage

Ihr Ergebnis:
Was ha­ben Sie ab­schlie­ßend in der Hand?

  • Visualisierung Ihres SOLL-Prozesses er­gänzt um die Beschreibung ei­ner tech­ni­schen Lösung
  • Modelldokumentation, d.h. Beschreibung ei­ner mög­li­chen techn. Umsetzung
  • Ausführliches Datenmodell als Basis ei­ner tech­ni­schen Umsetzung bzw. Programmierung
  • Definition von Dokumentenarten, Indexwerten und Ablagekriterien
  • Screendesign und Projektstrukturplan