Schaffen Sie op­ti­male Datenflüsse und ef­fi­zi­ente Prozesse

Das Beste aus Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM)

Von do­ku­men­ten­zen­trier­ten Ansätzen bis hin zu Plattformlösungen – mit uns ge­hen Sie Schritt für Schritt Ihren in­di­vi­du­el­len Weg in die Digitalisierung!

Ein mo­der­nes Enterprise Content Management (ECM) be­inhal­tet die we­sent­li­chen Bausteine zur Optimierung Ihrer do­ku­men­ten­zen­trier­ten Workflows. Damit er­mög­licht es eine naht­lose und vor al­lem ef­fi­zi­ente Zusammenarbeit in­ner­halb Ihrer Fachbereiche. Es trägt dazu bei, Dokumente al­ler Art struk­tu­riert zen­tral ab­zu­le­gen und sie auf ei­nen Klick – von je­dem ge­wünsch­ten Ort aus – zu fin­den. Häufig wie­der­keh­rende Standardprozesse, wie z.B. die Prüfung und Freigabe von Rechnungen oder Wareneingängen, kön­nen durch elek­tro­ni­sche Workflows au­to­ma­ti­siert und da­durch deut­lich zeit­spa­ren­der ge­stal­tet wer­den. Ein ECM-System be­schäf­tigt sich mit den do­ku­men­ten­zen­trier­ten Prozessen Ihres Unternehmens.

Mit dem Ansatz des Business Process Management (BPM) schlie­ßen Sie die Lücke zwi­schen do­ku­men­ten­ori­en­tier­ten Workflows und über­grei­fen­den Organisationsprozessen. BPM bie­tet große Potentiale, Ihre Gesamtperformance als Unternehmen zu ver­bes­sern, schnel­ler und in­di­vi­du­el­ler auf neue Anforderungen zu re­agie­ren. Mit dem Ziel, alle vor­han­de­nen Informationen sys­tem­un­ab­hän­gig zur Verfügung zu stel­len geht es weit über das Verwalten, Speichern und Bereitstellen von Dokumenten und Content ei­nes ECM-Systems hin­aus. Eine sol­che be­darfs­ge­rechte und fle­xi­ble Verfügbarkeit sinn­vol­ler Informationen bil­det die Basis für wirk­li­che Kundenzentrierung.

Informieren Sie sich hier über Lösungen zu Archivierung, ECM und BPM.
Welchen Mehrwert ha­ben Sie je­weils?

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Das Obergeschoss: Vorhandene Informationen sys­tem­un­ab­hän­gig zu­gäng­lich ma­chen über Business Process Management (BPM)

Mit BPM ge­stal­ten Sie un­ab­hän­gige Geschäftsprozesse und le­gen die Basis für ein agi­les und fle­xi­bles Handeln. Wenn Sie in­te­grierte Prozesse über un­ter­schied­li­che IT-Bereiche und ‑lö­sun­gen hin­weg schaf­fen, rea­li­sie­ren Sie ein hö­he­res Maß an Automatisierung der un­ter­schied­li­chen Transaktionen. Sie ver­rin­gern den Zeitaufwand für de­ren Umsetzung und mi­ni­mie­ren Fehlerquellen. Diverse Funktionen bie­ten die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter – auch ab­tei­lungs­über­grei­fend – in ih­rer Zusammenarbeit zu un­ter­stüt­zen. Damit wer­den kom­plexe Vorgänge deut­lich ein­fa­cher, Ihre Reaktionsfähigkeit – auch im Hinblick auf Ihre Kunden und Lieferanten wächst. Im Rahmen ei­nes Business Process Management sind Monitoring-Ansätze mög­lich, die Ihnen Realdaten aus ih­ren tat­säch­li­chen Prozessen lie­fern. Damit ge­win­nen Sie we­sent­li­che Erkenntnisse über mög­li­che vor­han­dene Unstimmigkeiten, kom­plexe Zusammenhänge und wei­tere Optimierungspotentiale. So iden­ti­fi­zie­ren Sie ein­fa­che Routine- und Teilprozesse, die mit­tels klei­ner Software-lö­sun­gen (RPA, Link auf RPA) au­to­ma­ti­sier­bar sind. Damit ent­las­ten Sie Ihre Mitarbeiter von simp­len, zeit­fül­len­den Tätigkeiten. Steigern Sie mit dem über­grei­fen­den Ansatz des Business Process Management die Performance Ihres ge­sam­ten Unternehmens!

Ihr Nutzen auf ei­nen Blick:

  • Verknüpfung von Dokumenten, Daten und Prozessen – un­ter­neh­mens­weit
  • Aufbau ei­ner durch­gän­gi­gen und un­ab­hän­gi­gen Daten- und Dokumentendrehscheibe
  • Verfügbarkeit ei­nes ein­heit­li­chen Portals zur Integration ei­ner End-to-End Prozessicht
  • Direkte Anbindung von Kunden und Lieferanten an be­stehende Prozesse
  • Abbildung von agi­len Prozessen

Die Arbeit mit le­ben­den Dokumenten: Scannen und Workflows mit­tels Enterprise Content Management (ECM)

Mithilfe ei­ner ECM Lösung schaf­fen Sie mehr Struktur und Effizienz – auch über ein­zelne Fachbereiche hin­weg. Ihre Mitarbeiter wer­den un­ter­stützt bei der Bearbeitung, Kategorisierung und Versionierung sämt­li­cher ver­füg­ba­rer Dokumente. Ganz gleich, ob es sich da­bei um elek­tro­ni­sche oder Papierdo-ku­mente han­delt, die di­gi­ta­li­siert wur­den. Ein ECM System in­te­griert Ihre Office-Dokumente, ein­ge­scannte Lieferscheine und Rechnungen ebenso wie Fotos und Videos oder Ihre CAD- Zeichnungen. Der je­wei­lige Entstehungsort ist da­bei un­er­heb­lich. Ob in­tern er­stellt oder von au­ßen kom­mend, Ihre Daten und Informationen wer­den struk­tu­riert und nach ein­heit­li­chen Kriterien ver­schlag­wor­tet zen­tral abgelegt.Sie sind da­mit auch in Sekundenschnelle si­cher auf­find­bar – von je­dem be­lie­bi­gen Standort aus. Die Integration do­ku­men­ten­ori­en­tier­ter Workflows er­mög­licht zu­dem eine in­tel­li­gente Verteilung Ihrer Informationen und das au­to­ma­ti­sierte Weiter-lei­ten von ei­nem zum nächs­ten Arbeitsschritt. Prozesse, wie z.B. das Vertei-len der Eingangspost oder die Prüfung- und Freigabe von Rechnungen kön-nen au­to­ma­ti­siert wer­den. Verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für wert­schöp­fende Aufgaben!

Ihr Nutzen auf ei­nen Blick:
  • Versionierung „le­ben­der“ Dokumente
  • Dokumentenorientierte Prozesse
  • Integration der ver­schie­de­nen Eingangsquellen (wie z.B. MFP, Scanner, Mail u.a.)
  • Prüfung und Freigabe von Dokumenten (z.B. Elektronische Rechnungsbearbeitung)
  • Strukturierte Dokumentenablage
  • Schnelles Auffinden not­wen­di­ger Informationen und Dokumente

Das Fundament: Archivierung

Die Compliance Anforderungen in Deutschland sind hoch. Angefangen von der re­vi­si­ons­si­che­ren Ablage Ihrer Dokumente bis hin zur Erfüllung der GoBD. Diese be­schreibt die Grundsätze zur Aufbewahrung und zum Zugriff bzw. zur Prüfbarkeit Ihrer di­gi­ta­len Unterlagen. Ihre Daten müs­sen also un­ver­än­der­bar und im ori­gi­na­len elek­tro­ni­schen Format aus­wert­bar be­reit-ge­stellt wer­den. Eine un­kon­trol­lierte lo­kale Archivierung von z.B. Ausgangs-rech­nun­gen auf Abteilungslaufwerken oder gar auf in­di­vi­du­el­len Mitarbeiter-Computern ge­währ­leis­tet dies nicht. Daher ar­chi­vie­ren viele mit­tel­stän­di­sche Unternehmen be­reits ihre elek­tro-ni­schen Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Personalakten, Lieferscheine und Emails. Damit ge­währ­leis­ten Sie Rechtssicherheit und die Einhaltung vorge-schrie­be­ner Vernichtungsfristen. Zugleich schaf­fen Sie mit ei­nem mo­der­nen Archivsystem eine zen­trale Ablage zum Einfachen Auffinden vor­han­de­ner Daten und Informationen. Haben Sie noch keine leis­tungs­fä­hige Archivie-rungs­lö­sung im Einsatz? Unterhalten Sie sich mit uns über mög­li­che Ansätze!

Ihr Nutzen auf ei­nen Blick:
  • Schnelles Finden von Informationen durch Volltextsuche
  • Zentrale Ablage mit in­di­vi­du­el­lem rol­len­ba­sier­ten Zugriff
  • Rechtssichere Archivierung so­wie Erfüllung der recht­li­chen Anforderungen an eine di­gi­tale Ablage
  • Einhalten von Löschfristen

An wel­cher Stelle Sie auch ste­hen, der Ausbau zum sinn­vol­len nächs­ten Schritt ist über­all mög­lich!

Nutzen Sie die Digitalisierung um Ihre Geschäftsprozesse und Ihre Kommunikation stär­ker auf Ihre Kunden und Lieferanten aus­zu­rich­ten. Eine ganz­heit­li­che Perspektive be­zieht da­bei die Mitarbeiter mit ih­ren fach­li­chen Anforderungen ebenso ein wie Ihre or­ga­ni­sa­to­ri­schen Möglichkeiten.

Schließlich gilt es, auch in­terne Veränderungen an­zu­sto­ßen, un­ab­hän­gig von Technik oder Prozessen.
Je bes­ser Sie letzt­end­lich die Kunden und Lieferanten in ihre Geschäftsprozesse in­te­griert ha­ben, umso fle­xi­bler kön­nen Sie auf ver­än­derte Bedingungen re­agie­ren.