Wie kann ich die Digitalisierung für elek­tro­nisch si­gnierte Dokumente und de­ren Prüfung nut­zen?

Unsere Dokumente sind nicht rechts­si­cher ab­ge­legt

„In der Kommunikation zu un­se­ren Lieferanten müs­sen wir fle­xi­bler und schnel­ler agie­ren kön­nen. Das schaf­fen wir nur, in­dem wir die Brücke zwi­schen pa­pier­ge­bun­de­nen und di­gi­ta­len Prozessen schlie­ßen.“

Möglicherweise wer­den auch bei Ihnen die meis­ten Dokumente, wie z.B. Angebote, Verträge, Bescheide etc. noch aus­ge­druckt, un­ter­schrie­ben und per Post ver­sen­det.

Zugleich er­war­ten viele Kunden an­ge­sichts der Möglichkeiten di­gi­ta­ler Kommunikation heute kurze Reaktionszeiten.

Sie wol­len zu­künf­tig ihre sen­si­blen Dokumente wie Verträge oder Rechnungen nicht mehr in Papierform, son­dern di­gi­tal zu je­der Zeit und an je­dem Ort ab­ru­fen kön­nen.

Allerdings muss man da­für zu­nächst eine si­chere und rechts­kon­forme Grundlage schaf­fen.

Digitale Signatur ERHARDT ANALYTIC

Machen Sie Ihren ge­sam­ten Schriftverkehr rechts­si­cher und un­ver­än­der­bar.

Damit wird Ihre Kommunikation – so­wohl aus­ge­hende E‑Mails als auch Dokumente  – ins­ge­samt be­schleu­nigt und ist we­ni­ger feh­ler­an­fäl­lig. Das be­trifft so­wohl Ihren Schriftverkehr zu Ihren Geschäftspartnern als auch den zu Ihren Kunden.

Dabei se­hen Sie als Unterzeichner Ihre rechts­kon­form si­gnier­ten Schriftstücke, die fol­gen­den Unterzeichner so­wie den je­wei­li­gen Status.

Definieren Sie Workflows und Prüfschritte selbst. So spa­ren Sie den ma­nu­el­len Schritt in der Postverteilung. Sie schaf­fen zu­gleich eine rechts­kon­forme Ablage al­ler ein-und aus­ge­hen­den Dokumente.

Durch die di­gi­tale Signatur ge­hö­ren der Postversand und lange Wartezeiten auf eine Rückantwort der Vergangenheit an. Papierdokumente kön­nen ent­sorgt wer­den.

Ihr Nutzen in Kürze:
Das ha­ben Sie von der di­gi­ta­len Signatur

Mit ei­ner Plattformlösung stel­len Sie alle Dokumente zen­tral für das ge­samte Unternehmen zur Verfügung.

  • Starten Sie eine di­gi­tale Signatur aus be­lie­bi­gen Prozessen her­aus und von je­dem Endgerät
  • Dokumentieren Sie voll­stän­dig alle Zwischenschritte, in­vol­vier­ten Personen und durch­ge­führ­ten Aktionen
  • Archivieren Sie re­vi­si­ons­si­cher alle Dokumente
  • Minimieren Sie Rückfragen und Compliance-Themen durch ein­deu­tige Abläufe
  • Reduzieren Sie ge­schäft­li­che Risiken durch ei­nen schnel­le­ren Prozessdurchlauf
  • Steuern Sie Prozesse über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hin­weg

Noch be­stehende ma­nu­elle Lücken in­ner­halb Ihrer di­gi­ta­li­sier­ten Prozesse wer­den ge­schlos­sen. Ihr Schriftverkehr wird da­mit zum in­te­grier­ten Bestandteil Ihrer di­gi­ta­len Geschäftsprozesse. Hierbei ge­währ­leis­ten Sie mit der Zuweisung von Rollenrechten Datenschutz.

Mithilfe des er­set­zen­den Scannens (ge­mäß TR-03138 des BSI und der EU-Verordnung eIDAS-VO) sind Sie in der Lage sämt­li­che Bestandsakten ein­zu­scan­nen und zu ent­sor­gen.