Digitale Lösungen

Gehen Sie erste über­schau­bare Schritte in die Digitalisierung

Wissen Sie, an wel­cher Stelle der di­gi­ta­len Transformation Ihr Unternehmen steht?

Nutzen Sie die Chance, wel­che die neuen di­gi­ta­len Technologien Ihnen bie­ten. Erzielen Sie kurz­fris­tig eine mess­bar hö­here Performance in ein­zel­nen Bereichen.

Welche kon­kre­ten Schritte ge­hen Ihre ein­zel­nen Abteilungen in Richtung Digitalisierung? Eine di­gi­tale Potentialanalyse zeigt Ihnen Ansatzpunkte für erste Anwendungen.

Sehen Sie an zahl­rei­chen Beispielen, wel­che Mehrwerte Sie in den ver­schie­de­nen Unternehmensbereichen zeit­nah rea­li­sie­ren kön­nen. Die hier vor­ge­stell­ten Fachanwendungen bie­ten be­reits Lösungsansätze.

Ihr nächs­ter Schritt könnte sein, be­stehende oder neu in­iti­ierte Fachlösungen auf ei­ner über­grei­fen­den Ebene zu ver­knüp­fen. So er­zeu­gen Sie zu­sätz­li­che Informationen und Mehrwerte für die Interaktion mit Ihren Kunden und Lieferanten.

Denn die Basis für Ihren zu­künf­ti­gen Markterfolg lau­tet: er­folg­rei­che Kundenbeziehungen pfle­gen durch ei­nen in­di­vi­du­el­len fle­xi­blen und her­vor­ra­gen­den Service! 

Informieren Sie sich hier zu mög­li­chen Mehrwerten für Ihren Geschäftsbereich: Wählen Sie kon­krete di­gi­tale Lösungsansätze

Informieren Sie sich hier zu mög­li­chen Mehrwerten für Ihren Geschäftsbereich: Wählen Sie kon­krete di­gi­tale Lösungsansätze

„Reklamationen un­se­rer Kunden – na­tio­nal oder in­ter­na­tio­nal – er­rei­chen un­se­ren Kundenservice viel zu spät. Um so­for­tige Reaktionsfähigkeit zu ge­währ­leis­ten, be­nö­ti­gen un­sere Servicemitarbeiter di­rek­ten Zugriff auf Kundenanfragen ver­knüpft mit dem kom­plet­ten Kundenlebenszyklus.”

Die Lösung: Ein Serviceportal – bzw. ein Reklamationsmanagement als Teil ei­nes sol­chen – ver­bin­det Sie di­gi­tal di­rekt mit Ihren Kunden und Lieferanten. Eingehende Anfragen wer­den prio­ri­siert, struk­tu­riert und zen­tral zur Verfügung ge­stellt. Sie wer­den au­to­ma­tisch ver­bun­den mit dem je­wei­li­gen Vorgang bzw. Absender. Ihre wei­tere Bearbeitung greift auf alle vor­han­de­nen Daten rund um Ihren Kunden oder Lieferanten zu. Eine lü­cken­lose Dokumentation er­gänzt das be­reits be­stehende Wissen.

Ihr Nutzen: Die Digitalisierung Ihres Service bzw. Reklamationsmanagements bin­det Ihre Kunden und Lieferanten di­rekt in Ihre Prozesse ein. Sie kom­mu­ni­zie­ren schnel­ler und kön­nen fle­xi­bler re­agie­ren. Die Adhoc-Transparenz über alle vor­han­de­nen vor­gangs­be­zo­ge­nen Daten er­mög­licht es Ihnen, ein­ge­hen­den Anfragen ge­gen­über ganz­heit­lich zu be­geg­nen. Durch zü­gige Reaktion so­wie pass­ge­naue Lösungen ver­schaf­fen Sie sich Wettbewerbsvorteile. Bieten Sie ei­nen ex­zel­len­ten Service!

„Die Verarbeitung ein­ge­hen­der Rechnungen ist bei uns ein zeit­auf­wän­di­ger, oft­mals feh­ler­an­fäl­li­ger Prozess. Täglich kämp­fen wir mit Papierbergen und ver­lo­ren ge­gan­ge­nen Rechnungen.”

Die Lösung: Integrieren Sie Ihre Papierwelt über elek­tro­ni­sche Workflows in die be­stehende IT-Umgebung. Erfassen Sie au­to­ma­tisch sämt­li­che ein­ge­hen­den Daten und Informationen. Einzelne Details, wie z.B. die Rechnungsnummer wer­den mit Texterkennung und in­tel­li­gen­ten Algorithmen ver­ar­bei­tet, ge­prüft und er­fasst. Danach er­folgt eine zen­trale, in­de­xierte Ablage in di­gi­ta­len Akten. So grei­fen alle Mitarbeiter auf den­sel­ben Informationsstand zu. Geben Sie je nach Bedarf ein­zelne Daten mo­bil, über den Bildschirm oder per Ausdruck am Multifunktionssystem aus.

Ihr Nutzen: Die di­gi­tale Rechnungsbearbeitung in­te­griert für Sie stress­frei alle ein­ge­hen­den Rechnungen in Ihr be­stehen­des Enterprise Resource Planning (ERP)-System. Damit sind sie zu­gleich re­vi­si­ons­si­cher ab­ge­legt. Der di­gi­tale Prozess lei­tet Ihre Dokumente au­to­ma­tisch zu den je­weils zu­stän­di­gen Abteilungen und Bearbeitern. So er­le­di­gen Sie Ihre Rechnungen zu­künf­tig deut­lich schnel­ler und re­du­zie­ren gleich­zei­tig Fehlerquellen. Eine gute Basis für mehr Effizienz und we­ni­ger Kosten!

„Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter fehlt es zum Stichtag oft­mals an der kor­rek­ten Ausstattung oder ent­spre­chen­den Rechten in un­se­ren Systemen. Zu viele Kollegen un­ter­stüt­zen hier ne­ben­bei. Wir müs­sen ga­ran­tie­ren, dass un­sere Neuen eine Fülle von Informationen ent­spre­chend der recht­li­chen Rahmenbedingungen er­hal­ten.”

Die Lösung: Durch die Digitalisierung des Onboarding- und Offboardingprozesses in­for­mie­ren Sie die in Ihrem Haus be­tei­lig­ten Personen früh­zei­tig. Sie stel­len si­cher, dass alle not­wen­di­gen Informationen kor­rekt er­fasst wer­den. Automatisierte Prozesse le­gen neue Mitarbeiter mit ih­rer je­wei­li­gen Rolle in den un­ter­schied­li­chen Anwendungen an. Zugleich ste­hen die er­for­der­li­chen Tools und Ressourcen be­reit. Mit die­ser Automatisierung schaf­fen Sie rechts­si­chere Prozesse und ent­las­ten ihre Betriebsabläufe. Ist ein MA zu­künf­tig nicht mehr im Unternehmen tä­tig, wird eine rechts­kon­forme lü­cken­lose Abwicklung al­ler per­sön­li­chen Daten gewährleistet.I

Ihr Nutzen: Die Digitalisierung pro­fes­sio­na­li­siert Ihren Onboarding- und Offboardingprozess. Damit spa­ren Sie Zeit und er­mög­li­chen neuen Mitarbeitern, ihre Kompetenzen ab dem ers­ten Tag ein­zu­brin­gen. So sor­gen Sie für ei­nen rei­bungs­lo­sen und po­si­ti­ven Start Ihrer neuen Kollegen! Alle am Prozess be­tei­lig­ten in­ter­nen Funktionen kön­nen Ihre Aufgaben ef­fi­zi­ent und zeit­spa­rend er­le­di­gen. Sie agie­ren in je­dem Punkt rechts­si­cher und ge­währ­leis­ten, dass alle not­wen­di­gen Informationen zu­sam­men­ge­tra­gen und ver­füg­bar sind. Ein po­si­ti­ver Einstieg ist Ihre beste Visitenkarte als Arbeitgeber!

„Die ver­schie­de­nen Dokumente rund um un­sere Fahrzeugführer wer­den nicht ein­heit­lich er­fasst. Termine, wie z.B. zur Hauptuntersuchung oder Führerscheinkontrolle sind an ver­schie­de­nen Stellen ab­ge­legt. Immer wie­der su­chen wir feh­lende Dokumente oder tip­pen Rechnungen ab. Zudem fehlt uns der Gesamtüberblick über un­sere Fuhrparkkosten.”

Die Lösung: Mit der Digitalisierung Ihres Fuhrparkmanagements bin­den Sie alle Beteiligten, ob Mitarbeiter, Autohaus, Leasinggeber oder an­dere Externe in Ihren Prozess ein. Zugleich ge­währ­leis­ten Sie, dass alle re­le­van­ten Daten sys­te­ma­tisch er­fasst und zen­tral zur Verfügung ge­stellt wer­den. Sämtliche neu ent­ste­hen­den Informationen rund um Ihren Fuhrpark wer­den au­to­ma­tisch in­te­griert. Hierzu ge­hö­ren auch alle an­fal­len­den Kosten, wie z.B. Reparaturen, Instandhaltung und Treibstoff.

Ihr Nutzen: Reagieren Sie schnel­ler und wirt­schaf­ten Sie ef­fi­zi­en­ter im Rahmen Ihres un­ter­neh­mens­wei­ten Fuhrparkmanagements. Damit bie­ten Sie Ihren Mitarbeitern ei­nen bes­se­ren Mobilitätsservice. Denn dank des Gesamtüberblicks über Ihre kom­plette Flotte hat je­der be­tei­ligte Mitarbeiter zu je­der Zeit alle not­wen­di­gen Informationen vor­lie­gen. So kön­nen an­fal­lende Aufgaben schnell und er­folg­reich er­le­digt wer­den. Zugleich er­mög­licht die Vollkostenübersicht ein kos­ten­spa­ren­de­res Arbeiten – in kür­zes­ter Zeit.

„Täglich stür­zen auf un­sere IT-Abteilung un­zäh­lige Anfragen ein, per Mail, te­le­fo­nisch oder über den Flurfunk. Nicht jede ent­hält alle not­wen­di­gen Informationen und lan­det gleich beim rich­ti­gen Kollegen. Prioritäten set­zen ist hier schwie­rig. User war­ten oft un­nö­tig lange, uns fehlt es an Transparenz und Nachvollziehbarkeit.”

Die Lösung: Ein Ticketsystem er­fasst für Sie sys­te­ma­tisch alle rund um eine Aufgabenstellung not­wen­di­gen Informationen, von Anfang an. Die Incidents wer­den prio­ri­siert und an den je­weils zu­stän­di­gen Bearbeiter ge­lei­tet. Dabei er­hält der User so­fort eine au­to­ma­ti­sierte Rückmeldung über die Zustellung er­gänzt durch Informationen über den Bearbeitungsstatus. Behalten Sie zu je­dem Zeitpunkt den Überblick über alle ein­ge­hen­den Anfragen und Arbeiten. Mit der Dokumentation der Lösungswege wächst Ihre Wissensdatenbank und pro­fes­sio­na­li­siert kon­ti­nu­ier­lich Ihre Mitarbeiter.

Ihr Nutzen: Bieten Sie Ihren in­ter­nen und ex­ter­nen Kunden eine deut­lich hö­here Servicequalität! Punkten Sie durch Professionalität und zeit­nahe Lösungen. Mit ei­nem Ticketsystem le­gen Sie die Grundlage für Struktur und Effizienz in Ihren Supportprozessen. Zugleich ge­win­nen Sie mess­bare Kennzahlen zur Identifizierung von Schwachstellen oder feh­ler­haf­ten Abläufen. Auch not­wen­di­ger Schulungsbedarf bei Mitarbeitern kann so leicht iden­ti­fi­ziert wer­den.

„In der Kommunikation zu un­se­ren Lieferanten müs­sen wir fle­xi­bler und schnel­ler agie­ren kön­nen. Das schaf­fen wir nur, in­dem wir die Lücken zwi­schen un­se­ren be­stehen­den di­gi­ta­len Prozessen schlie­ßen. Wo heute noch Dokumente zur Unterschrift aus­ge­druckt und wie­der ein­ge­scannt wer­den, be­nö­ti­gen wir durch­ge­hende und si­chere di­gi­tale Prozesse.”

Die Lösung: Die elek­tro­ni­sche Signatur di­gi­ta­li­siert un­kom­pli­ziert Ihren Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern. Das be­schleu­nigt und ver­ein­facht Ihre Kommunikation. Gleichzeitig wird Ihr Schriftverkehr zum in­te­grier­ten Bestandteil Ihrer di­gi­ta­len Geschäftsprozesse. Führen Sie Transaktionen ver­trau­ens­wür­dig durch, si­gnie­ren Sie Ihre Dokumente rechts­wirk­sam und spei­chern diese si­cher ab. So schlie­ßen Sie noch be­stehende ma­nu­elle Lücken in Ihren di­gi­ta­li­sier­ten Prozessen. Zugleich er­mög­li­chen Sie durch das er­set­zende Scannen (ge­mäß TR-03138 des BSI und der EU-Verordnung eIDAS-VO) das Einscannen und die Entsorgung sämt­li­cher Bestandsakten.

Ihr Nutzen: Gewinnen Sie Flexibilität und Tempo in Ihrer ge­sam­ten Kommunikation zu Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern. Als Unterzeichner se­hen Sie Ihre Schriftstücke, die fol­gen­den Bearbeiter so­wie den je­wei­li­gen Dokumentenstatus di­rekt auf Ihrem Rechner. Sparen Sie Zwischenstationen wie Sekretariat oder Postverteilstellen, die mehr­fa­che Ausfertigung und den Postversand so­wie lange Wartezeiten auf die Rückantwort. Nützlich sind auch die or­ga­ni­sa­ti­ons­weite Verfügbarkeit Ihrer Dokumente so­wie die gleich­zei­tige Reduktion von Lagerkosten und –räu­men.

„Unsere Personalabteilung be­nö­tigt Entlastung von stän­di­gem Anfordern und Suchen nach per­so­nal­re­le­van­ten Daten und Dokumenten. Zugleich wol­len wir die in­terne Servicequalität für un­sere Mitarbeiter ver­bes­sern. Zeitintensive Beantragungsprozesse sol­len ef­fek­ti­ver und ohne ma­nu­elle Schnittstellen lau­fen.”

Die Lösung: Ob di­gi­tale Personalakte oder ein­satz­be­reite Prozessvorlagen für Dienstreise- und Urlaubsantrag so­wie Reisekostenabrechnung: bün­deln Sie vor­gangs­be­zo­gen alle we­sent­li­chen Informationen an ei­ner Stelle. Mittels in­di­vi­du­el­ler Workflows stel­len Sie diese al­len be­tei­lig­ten Abteilungen und Mitarbeitern zur Verfügung. Eingehende Informationen las­sen sich – vom Medium un­ab­hän­gig – di­gi­tal in­te­grie­ren und ab­schlie­ßend pro­zess­be­zo­gen ar­chi­vie­ren. Fehlende Daten kön­nen au­to­ma­tisch an­ge­fragt wer­den. Über Freigabe- und Prüfworkflows ge­stal­ten Sie alle Personalaufgaben fle­xi­bel, deut­lich ef­fi­zi­en­ter und vor al­lem trans­pa­rent.

Ihr Nutzen: Beschleunigen und ver­ein­fa­chen Sie ihre in­ter­nen per­so­nal­re­le­van­ten Prozesse und Aufgaben. Damit ent­las­ten Sie Ihre Mitarbeiter von zeit­in­ten­si­ven Verwaltungsaufgaben. Zugleich ver­bes­sern Sie ihre in­terne Servicequalität mit der zü­gi­gen Erledigung von Anträgen auf Dienstreisen oder Urlaub so­wie Reisekostenabrechnungen. Mithilfe Ihres HR-Portals le­gen Sie alle vor­han­de­nen so­wie ent­ste­hen­den Daten rund um Ihr Personal zen­tral und rechts­kon­form ab. Rufen Sie – je nach Bedarf und Rolle – ge­wünschte Informationen über ver­schie­dene Dashboard-Ansichten ab.

„Unsere Verträge sind der­zeit in Papierform über ver­schie­de­nen Abteilungen oder als Datei in­di­vi­du­ell auf den PCs der Mitarbeiter ge­spei­chert. Oftmals sind Vertragsdokumente gar nicht auf­find­bar. Wir müs­sen hier dy­na­mi­scher wer­den, um un­se­ren Kunden ei­nen bes­se­ren Service zu bie­ten und gleich­zei­tig Compliance zu ge­währ­leis­ten.”

Die Lösung: Mit ei­ner di­gi­ta­len Vertragsverwaltung un­ter­stüt­zen Sie den rei­bungs­lo­sen Informationsaustausch rund um Ihren ge­sam­ten Vertragslebenszyklus. Dabei hal­ten Sie an ei­ner zen­tra­len Stelle alle re­le­van­ten Vertragsdaten vor, die Sie be­nö­ti­gen. Ihr Verwaltungsprozess ver­folgt und ver­wal­tet Ihre Vertragsklauseln, ver­ein­barte Bedingungen und ein­ge­gan­gene Verpflichtungen über den von Ihnen de­fi­nier­ten Zeitraum hin­weg. Ordnen Sie Dokumente wie z.B. Vorlagen so­wie not­wen­dige Anlagen den je­weils Beteiligten zu.

Ihr Nutzen: Bieten Sie Ihren in­ter­nen und ex­ter­nen Kunden eine deut­lich hö­here Servicequalität und nut­zen Sie alle Vorteile Ihrer ei­ge­nen Serviceverträge. Mit der vol­len Transparenz über alle Vertragsdokumente sind Sie in der Lage, ei­gene Vertragsvorteile zu ma­xi­mie­ren und et­waige Risiken zu mi­ni­mie­ren. Für Ihren Vertrieb bie­tet eine spä­tere Verbindung Ihres Angebotsprozesses mit dem Vertragsmanagement die Nutzung recht­lich kor­rek­ter und ge­neh­mig­ter Vorlagen. Verpassen Sie keine Fristen mehr, denn Enddaten wer­den au­to­ma­tisch er­in­nert. Mehr in­terne Sicherheit und höh­rer Kundenzufriedenheit durch ein Höchstmaß an Effizienz und Genauigkeit!